จะดีกว่าไหมหากทำงานในสำนักงานที่คุณไม่จำเป็นต้องจัดการกับเอกสารกองโตทุกวัน คุณเคยเข้าไปในหน่วยงานราชการแห่งหนึ่งที่คุณเห็นกองเอกสารกองโตเต็มพื้นที่ทุกตารางนิ้วหรือไม่ ตู้เก็บเอกสารมีแฟ้มเอกสารมากมายจนล้น ซึ่งหลายๆ แฟ้มนั้นไม่จำเป็นแล้วด้วยซ้ำ รับรองเอกสารแต่แน่นอนว่าไม่มีใครในออฟฟิศแม้แต่อยากจะครุ่นคิดถึงความยุ่งเหยิงทั้งหมด บางครั้งคุณไม่สงสัยบ้างหรือว่าพวกเขาจะหาเอกสารเฉพาะได้อย่างไร
เทคโนโลยีสมัยใหม่ทำให้สามารถรับรองเอกสาร
- นับล้านบนคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวได้ แม้แต่คอมพิวเตอร์ตามบ้านทั่วไปก็สามารถเก็บเอกสารนับล้านๆ เอกสารได้ แล้วทำไมหลายๆ บริษัทถึงทำสงครามกระดาษ
- ทั้งๆ ที่จริงแล้วไม่จำเป็นต้องทำอย่างนั้นเลย แม้ว่าสิ่งนี้อาจเป็นเรื่องที่น่าประหลาดใจ แต่ธุรกิจจำนวนมากก็ไม่มีใครสามารถรับรองเอกสารที่เป็นกระดาษทั้งหมดเป็นรูปแบบดิจิทัลได้
- แน่นอนว่าใครก็ตามที่มีความรู้ด้านคอมพิวเตอร์เพียงเล็กน้อยก็สามารถสแกนเอกสารและบันทึกลงในฮาร์ดไดรฟ์ได้ แต่เมื่อพูดถึงการจัดการเอกสารที่เหมาะสมมีอะไรมากกว่านั้นเพียงแค่บันทึกสำเนาเอกสารที่สแกน
หากฝ่ายบริหารของบริษัทต้องการเอกสารเฉพาะอย่างเร่งด่วน พวกเขาจะต้องสามารถเรียกคืนเอกสารที่เป็นปัญหาได้โดยไม่ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการสืบค้นเอกสารหลายหมื่นฉบับ นอกจากนี้ รับรองเอกสารที่ถือว่ามีความละเอียดอ่อนอย่างยิ่ง และหากเอกสารดังกล่าวถูกเก็บไว้ระหว่างเอกสารอื่นๆ ทั้งหมด เอกสารเหล่านั้นอาจถูกเข้าถึงได้โดยง่ายโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต แม้กระทั่งถูกขโมยไปพร้อมกันและส่งต่อไปยังคู่แข่งของบริษัท
เช่นเดียวกับแม้ว่าจะถูกจัดเก็บไว้ในรูปแบบ
- พนักงานคนใดคนหนึ่งสามารถเข้าถึงเอกสารดังกล่าวได้และด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้ง เอกสารเหล่านั้นอาจอยู่ในกล่องจดหมายของใครหลายคน เว้นแต่จะมีการใช้มาตรการป้องกันที่เหมาะสม
- ข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งของการใช้ บริการ จัดการเอกสาร ระดับมืออาชีพ คือสามารถจัดการเอกสารของธุรกิจได้ตามความต้องการที่แท้จริงของธุรกิจ
- พวกเขาสามารถมั่นใจได้ว่าเอกสารบางอย่างสามารถเข้าถึงได้โดยพนักงานที่ได้รับอนุญาตให้ทำเช่นนั้นเท่านั้น สิ่งนี้ช่วยลดความเสี่ยงของข้อมูลที่ละเอียดอ่อนซึ่งตกไปอยู่ในมือของมิจฉาชีพได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เพียงอย่างเดียวก็สามารถประหยัดเงินให้บริษัทได้หลายแสนปอนด์ เมื่อใช้บริการระดับมืออาชีพ มันทำให้การเรียกค้นเอกสารทำได้ง่ายและรวดเร็ว เนื่องจากบริการดังกล่าวมีประสบการณ์มากมายในการบริการรับรองเอกสารและบันทึกของบริษัทอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัดเวลาที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ข้อดีอีกอย่างคือเอกสารที่ล้าสมัยจะไม่ถูกทิ้งไว้ระหว่างเอกสารที่ยังเกี่ยวข้องกับบริษัทอีกต่อไป กล่าวอีกนัยหนึ่ง เมื่อไม่ต้องการเอกสารใดๆ อีกต่อไป
รายละเอียดเพิ่มเติม: https://goo.gl/maps/4sJfDd7QjCNXqZ6Z9
